Als zzp’er ben je vaak onderweg. Je bezoekt klanten, rijdt naar leveranciers of werkt een dagje op een externe locatie. Of je nu met de auto, de trein of de bakfiets gaat: reizen kost geld. Gelukkig ziet de Belastingdienst deze reizen als zakelijke kosten.
Toch is het niet altijd duidelijk wat je nu precies mag aftrekken. Mag je zomaar alle tankbonnetjes inboeken? En hoe zit het met die ov-chipkaart? Bij MA Finance zetten we de regels voor 2025 voor je op een rij, zodat jij geen euro laat liggen.
Privéauto zakelijk gebruiken als zzp’er?
De meeste zzp’ers rijden in hun privéauto naar klanten. De auto staat dus niet op naam van de zaak, maar op je eigen naam. In dit geval mag je de werkelijke kosten (zoals benzine, verzekering en de garage) niet aftrekken van de winst.
In plaats daarvan mag je een vast bedrag per gereden zakelijke kilometer aftrekken. In 2024 is dit bedrag verhoogd naar € 0,23 per kilometer en dit blijft ook in 2025 de standaard. Dit lijkt weinig, maar als je veel kilometers maakt, tikt het flink aan. Deze aftrekpost verlaagt je belastbare winst, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt.
Wat valt er allemaal onder die € 0,23 per kilometer?
Het is belangrijk om te weten dat die € 0,23 een ‘all-in’ bedrag is. De Belastingdienst gaat ervan uit dat je met dit bedrag alle kosten voor je auto dekt.
Dit betekent dat je geen losse bonnetjes meer mag inboeken voor:
Brandstof (benzine, diesel, elektrisch laden)
Onderhoud en reparaties
Verzekeringen en wegenbelasting
Wassen en poetsen
Je mag dus niet én de kilometers declareren én de tankbon aftrekken. Het is het één of het ander. Bij een privéauto is de kilometervergoeding bijna altijd de verplichte keuze.
Parkeerkosten en de veerboot: een uitzondering
Gelukkig is er een fijne uitzondering op de regel hierboven. Kosten die je maakt tijdens de zakelijke rit, maar die niet direct met het rijden zelf te maken hebben, mag je namelijk wel apart aftrekken.
Parkeerkosten bij een klant zijn hiervan het beste voorbeeld. Ook kosten voor de wasstraat (als dit nodig is voor representatie) of een veerboot vallen hier soms buiten, maar parkeren is de belangrijkste. Bewaar die bonnetjes of parkeer-app overzichten dus goed: deze zijn 100% aftrekbaar als zakelijke kosten!
De auto op de zaak als zzp’er
Kies je ervoor om een auto te kopen op naam van je bedrijf? Dan draaien de regels om. Je mag dan wél alle autokosten (brandstof, onderhoud, verzekering, leasekosten) aftrekken van de winst. Ook de btw op de aanschaf en het onderhoud kun je vaak terugvragen.
Dit klinkt aantrekkelijk, maar er zit een addertje onder het gras. Als je deze auto ook privé gebruikt (meer dan 500 kilometer per jaar), krijg je te maken met de bijtelling. Dit is een bedrag dat bij je winst wordt opgeteld, waardoor je meer belasting betaalt. Voor nieuwe auto’s met verbrandingsmotor is de bijtelling meestal 22% van de cataloguswaarde. Dit kan de auto fiscaal erg duur maken.
Reizen met het openbaar vervoer (OV) als zzp’er
Reis je liever met de trein, bus of tram naar je opdrachtgever? Dan zijn de regels een stuk simpeler. Je mag de volledige kosten van je zakelijke reis aftrekken van de winst.
Gebruik je een persoonlijke OV-chipkaart? Dan moet je wel kunnen aantonen welke ritten zakelijk waren. Het is handiger om een NS-Business Card of een zakelijke OV-kaart aan te schaffen. Je krijgt dan elke maand één overzichtelijke factuur. De btw (9%) op deze reizen mag je bovendien terugvragen.
Vergeet de fiets niet!
Veel ondernemers in de stad pakken de fiets naar een afspraak. Wist je dat je ook daarvoor een vergoeding mag rekenen? Als je je privéfiets (of elektrische fiets) gebruikt voor een zakelijke rit, mag je hiervoor ook € 0,23 per kilometer aftrekken.
Dit geldt zelfs als je gaat lopen, al zal dat niet vaak om grote afstanden gaan. Het gaat erom dat je zakelijke kilometers maakt met een privévervoermiddel. Houd dus ook je fietsritjes bij in je administratie, want dit is ‘gratis’ belastingvoordeel.
Hoe zit het met de btw bij een privéauto?
Dit is een lastig punt waar veel boekhouders hun hoofd over breken, maar wat jou wel geld kan opleveren. Hoewel je voor de inkomstenbelasting vastzit aan die € 0,23 per kilometer, mag je voor de btw wél kijken naar de werkelijke kosten.
Je mag de btw op brandstof en onderhoud van je privéauto terugvragen voor het deel dat je de auto zakelijk gebruikt.
Voorbeeld: Gebruik je de auto 60% zakelijk en 40% privé? Dan mag je 60% van de btw op je benzine- en garagebonnen terugvragen. Hiervoor moet je wel een sluitende rittenregistratie bijhouden en bonnetjes bewaren.