De smartphone is voor bijna elke zzp’er onmisbaar. Of je nu mailtjes beantwoordt in de trein, klanten belt vanuit de auto of je social media bijhoudt; zonder telefoon staat je bedrijf stil. Omdat je hem zoveel zakelijk gebruikt, is de vraag logisch: mag ik de kosten van mijn telefoon en abonnement aftrekken van de belasting?
Het antwoord is helaas niet zo simpel als “ja” of “nee”. De Belastingdienst kijkt namelijk streng naar hoe je de telefoon gebruikt: is het zakelijk, privé of een beetje van allebei? Bij MA Finance leggen we je uit hoe het zit, zodat jij geen belastingvoordeel laat liggen.
De hoofdregel: zakelijk vs. privé telefoongebruik als zzp’er
In de basis is de regel simpel: kosten die je maakt voor je bedrijf, mag je aftrekken van de winst. Hierdoor betaal je minder inkomstenbelasting. Maar bij een telefoon is het lastig, omdat bijna niemand twee telefoons strikt gescheiden houdt. Je belt je moeder ook wel eens met je zakelijke toestel, en een klant met je privémobiel.
De Belastingdienst noemt dit ‘gemengde kosten’. Je mag alleen het deel aftrekken dat je daadwerkelijk zakelijk gebruikt. Gebruik jij je telefoon voor 90% zakelijk? Dan zijn de kosten grotendeels aftrekbaar. Is het maar 10%? Dan bijna niet.
Situatie 1: Een zakelijk abonnement afsluiten
De makkelijkste manier is om het abonnement op naam van je bedrijf te zetten. De factuur komt dan binnen op naam van je onderneming. De kosten voor dit abonnement mag je in je administratie verwerken als zakelijke kosten.
Maar let op: gebruik je dit abonnement ook veel privé? Dan moet je officieel een correctie toepassen voor privégebruik. Je mag de kosten voor het privégedeelte namelijk niet aftrekken. In de praktijk is dit lastig te controleren, maar het is wel de regel. Als je zakelijke gebruik overheerst, zit je meestal goed met een zakelijk contract.
Situatie 2: Je privéabonnement zakelijk gebruiken
Veel starters hebben al een privéabonnement en gebruiken dat gewoon door voor hun werk. Mag je die kosten aftrekken? Helaas doet de Belastingdienst hier vaak moeilijk over. Een privéabonnement wordt gezien als een privé-uitgave.
Je mag alleen de extra kosten aftrekken die je maakt voor zakelijke gesprekken. Bel je bijvoorbeeld buiten je bundel voor een klant? Dan mag je die kosten aftrekken. Maar omdat de meeste abonnementen tegenwoordig ‘onbeperkt bellen’ hebben, maak je zelden extra kosten. Je vaste abonnementskosten zijn in dit geval dus niet aftrekbaar.
Hoe zit het met de btw terugvragen van je telefoonkosten?
Voor de btw (omzetbelasting) gelden weer net andere regels dan voor de inkomstenbelasting. Je mag de btw op je telefoonkosten terugvragen, maar óók alleen voor het zakelijke deel.
Stel: je hebt een telefoon gekocht van €1.000 inclusief btw (€173,55 btw). Je gebruikt de telefoon voor 50% zakelijk en 50% privé. Dan mag je ook maar 50% van die €173,55 terugvragen bij je btw-aangifte. Dit moet je zelf goed kunnen onderbouwen als je controle krijgt.
Telefoon kopen als zzp’er: kosten of investering?
Naast het abonnement heb je ook het toestel zelf. Een nieuwe iPhone of Samsung kost al snel meer dan €450 (exclusief btw). Als je een bedrijfsmiddel koopt dat duurder is dan dit bedrag, mag je de kosten niet in één keer aftrekken.
Je moet het toestel dan op de balans zetten en afschrijven, meestal verspreid over 5 jaar. Je trekt dan elk jaar een deel van het bedrag af van de winst. Ben je een starter? Dan heb je soms het voordeel van ‘willekeurige afschrijving’ en mag je zelf bepalen hoe snel je afschrijft. Dit kan fiscaal erg voordelig zijn.
De slimste oplossing: een tweede simkaart
Wil je geen gedoe met het uitrekenen van percentages en discussies met de Belastingdienst? Dan is ons advies vaak: zorg voor een duidelijke scheiding. Dit kan door een goedkoop ‘Sim Only’ abonnement af te sluiten puur voor zakelijk gebruik.
Heb je een telefoon waar twee simkaarten in kunnen (Dual Sim)? Dan stop je ze allebei in één toestel. De kosten van het zakelijke abonnement zijn dan 100% aftrekbaar, omdat je dat nummer alleen voor werk gebruikt. Dit maakt je administratie een stuk schoner en makkelijker.
Laat MA Finance het rekenwerk doen
Twijfel je of je jouw nieuwe telefoon mag aftrekken, of hoe je dat moet doen met de btw-correctie? Geen zorgen, dat is ons vak. Bij MA Finance kijken we naar jouw specifieke situatie.
Wij zorgen dat je de kosten opvoert waar je recht op hebt, maar beschermen je ook tegen fouten waardoor je gedoe krijgt met de fiscus. Zo weet jij zeker dat je administratie klopt en houd je onderaan de streep meer over.