Als administratiekantoor in Heemstede helpen we starters en kleine ondernemingen om de volledige administratie voorspelbaar te organiseren. Voor veel ondernemers is het prettig om één partij te hebben die de boekingen verwerkt, aangiftes indient, rapportages maakt en vragen beantwoordt. Dat voorkomt losse eindjes en scheelt tijd.
Wij richten de basis goed in, stemmen het aanleverproces af op jouw praktijk en zorgen vervolgens voor een vast ritme in verwerking en terugkoppeling. Zo weet je elke maand of elk kwartaal precies waar je aan toe bent. We leggen uit wat de cijfers betekenen en welke acties logisch zijn, zodat je niet alleen voldoet aan verplichtingen, maar ook beter kunt sturen op marges, betaaltermijnen en investeringen. Door onze regionale focus zijn we laagdrempelig bereikbaar en kunnen we snel schakelen wanneer dat nodig is.
Ons kantoor past bij zzp’ers, vrije beroepen en kleine bv’s in Heemstede en omgeving die overzicht willen zonder zich te verliezen in systemen en uitzonderingen. Startups die snel opschalen vinden het prettig dat we strak werken met duidelijke deadlines, terwijl gevestigde kleinere bedrijven waarderen dat we meedenken over efficiëntie en continuïteit.
We stemmen de frequentie van verwerking en rapportage af op je behoefte en kiezen de hulpmiddelen die passen bij jouw situatie.
Werk je al met een pakket, dan sluiten we daarop aan; is Excel voor nu het beste, dan maken we die werkwijze betrouwbaar en controleerbaar. Het uitgangspunt is dat jij tijd wint, dat fouten worden voorkomen en dat je begrijpt wat de cijfers laten zien. Dat is de basis voor betere beslissingen en rust in je bedrijfsvoering.
In de kern leveren we drie dingen: een stevige basis, een voorspelbaar ritme en duidelijke duiding van de resultaten. De basis bestaat uit een goede inrichting van grootboek, btw-structuur, bankkoppelingen en factuurformaten.
Het ritme bestaat uit periodieke verwerking van inkoop, verkoop en bank, en een heldere planning voor aangiftes. De duiding bestaat uit rapportages die niet alleen cijfers tonen, maar kort verklaren wat opvalt en waar je op kunt sturen.
Aanvullend bieden we advies, jaarwerk, aangiftes inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting en, indien gewenst, salarisadministratie via onze vaste partner. Ook kunnen we processen slimmer maken met scanoplossingen of doorlooptijden voor facturen, zodat betalingen sneller binnenkomen en je minder achter je geld aan hoeft. Alles is erop gericht om je administratie stabiel en begrijpelijk te maken.
Ieder traject start met een intake waarin we jouw activiteiten, volumes en doelen bespreken. We inventariseren hoe je nu werkt, welke documenten beschikbaar zijn en welke deadlines relevant zijn. Vervolgens maken we heldere werkafspraken waarin staat hoe je aanlevert, wanneer wij verwerken en wanneer we terugkoppelen.
Tijdens de eerste periode ligt de nadruk op het wegwerken van achterstanden en het creëren van een voorspelbaar ritme. Daarna verschuift de aandacht naar het benutten van de informatie, bijvoorbeeld door te sturen op marges, betaaltermijnen en reserveringen. Periodiek kijken we of het pakket nog past en of er aanpassingen nodig zijn. Zo groeit de dienstverlening met je bedrijf mee en blijft de balans tussen kosten en inzicht gezond.
Een goed georganiseerd administratief proces levert tijdwinst op, vermindert fouten en verkleint de kans op boetes. Je weet wanneer aangiftes worden gedaan en je krijgt duidelijke rapportages die laten zien hoe je onderneming ervoor staat.
Dat geeft ruimte om keuzes te maken op basis van feiten in plaats van gevoel. Door aandacht te besteden aan doorlooptijden en betalingsgedrag komt geld vaak sneller binnen en staat minder kapitaal onnodig stil.
Ook voorkom je piekdruk rond kwartalen, omdat taken zijn verdeeld over vaste momenten. Het resultaat is een rustiger werkweek en een administratie die je ondersteunt in plaats van tegenwerkt. Die stabiliteit is waardevol voor ondernemers die willen groeien zonder dat de rompslomp toeneemt.
We werken met vaste bedragen per maand of per jaar, afgestemd op je omvang en de gewenste dienstverlening. Tijdens het eerste gesprek bespreken we je factuurvolume, het aantal bankrekeningen, eventuele buitenlandse transacties en je behoefte aan tussentijdse cijfers.
Op basis daarvan doen we een voorstel waarin staat wat is inbegrepen en hoe we omgaan met bijzondere situaties. Werkzaamheden die niet in het pakket passen bespreken we vooraf. Zo voorkom je onduidelijkheid en houd je grip op je kosten. Als je bedrijf groeit of als je vaker cijfers wilt ontvangen, passen we de afspraken aan. Door deze manier van samenwerken weet je altijd wat je kunt verwachten en kun je plannen zonder vervelende verrassingen.
Digitalisering is geen doel op zich, maar het kan veel werk schelen als het past bij je situatie. We zetten daarom stap voor stap in op hulpmiddelen die waarde toevoegen, zoals scanoplossingen voor bonnetjes, bankkoppelingen en een eenvoudige manier van documenten delen.
We kijken tegelijk kritisch of de tool aansluit op je werkproces, zodat je geen tijd verliest aan ingewikkelde instellingen of dubbele handelingen. Door klein te beginnen en verder te bouwen als het werkt, blijft de drempel laag. Het resultaat is een administratie die sneller loopt, minder foutgevoelig is en beter aansluit op je behoefte aan informatie.
Overstappen hoeft niet ingewikkeld te zijn als je het gestructureerd aanpakt. We vragen het benodigde materiaal op bij je vorige partij, zoals de auditfile, het grootboekoverzicht, de openstaande posten en recente aangiftes. Daarna controleren we de openingsbalans en richten we de administratie in volgens de afgesproken werkwijze.
We spreken een startdatum af, zodat duidelijk is vanaf welk moment wij de verwerking doen en hoe we omgaan met lopende posten. Tijdens de eerste periode houden we extra contact om te zorgen dat alles soepel loopt. Na een paar weken evalueren we en sturen we bij waar nodig. Zo ga je zonder onderbreking verder, maar wel met meer overzicht en voorspelbaarheid.
Een administratiekantoor organiseert meestal het volledige proces, van het inrichten van de administratie en het verwerken van boekingen tot het verzorgen van aangiftes, rapportages en jaarwerk. Een boekhouder richt zich soms vooral op de verwerking zelf. In de praktijk lopen deze begrippen in elkaar over.
Bij MA Finance combineren we beide rollen: we zorgen dat de basis klopt, we verwerken op vaste momenten en we leggen uit wat de cijfers betekenen. Dat betekent dat je niet alleen voldoet aan je verplichtingen, maar ook beter kunt sturen. Het voordeel is dat je met één partij werkt die het geheel overziet en die snel kan schakelen als er iets verandert in je bedrijf of in de wetgeving.
Ja, dat kan en is vaak waardevol voor ondernemers die snel willen bijsturen. Maandcijfers geven eerder zicht op trends in omzet, kosten en betaalgedrag, waardoor je kleine afwijkingen sneller ziet en meteen kunt ingrijpen. Tijdens de intake bepalen we welke informatie je echt gebruikt, zodat we rapportages niet zwaarder maken dan nodig.
We leggen ook vast hoe en wanneer je gegevens aanlevert, zodat het ritme uitvoerbaar blijft. Als je later merkt dat kwartaalcijfers toch volstaan, passen we de frequentie weer aan. Het uitgangspunt is dat de informatie jou helpt, niet dat je processen om de rapportage heen moet bouwen. Zo blijft de balans tussen tijd, kosten en inzicht gezond.
We kunnen je helpen om overzicht te krijgen in openstaande posten en om een eenvoudig, respectvol aanmaningsproces in te richten. Het doel is om betalingen sneller binnen te krijgen zonder de relatie met je klant onnodig onder druk te zetten. We beginnen met een actueel overzicht, kijken naar betaaltermijnen en bespreken praktische stappen, zoals heldere factuurteksten en vaste momenten voor herinneringen. Vervolgens monitoren we de effecten in je cashflow en sturen we bij waar nodig. Door dit proces op te nemen in je reguliere administratie voorkom je dat het blijft liggen tot het kwartaal is afgesloten. Een voorspelbaar ritme levert vaak merkbaar snellere instroom van betalingen op.
Als je graag zelf een deel van de boekingen doet, kunnen wij periodiek controleren en corrigeren waar nodig. We spreken af welke onderdelen jij verwerkt en waar onze controle op is gericht, bijvoorbeeld btw-codes, factuurvereisten en de aansluiting met bankmutaties. Door vaste momenten te kiezen blijft de kwaliteit op niveau en voorkom je dat kleine fouten groot worden. Na afloop geven we kort aan wat is opgevallen en welke verbeteringen het proces eenvoudiger maken. Deze manier van samenwerken is populair bij ondernemers die betrokken willen blijven bij hun administratie, maar wel zekerheid willen dat de aangiftes kloppen en het jaarwerk zonder gedoe kan worden afgerond.
Meerdere entiteiten en internationale transacties vragen om duidelijke afspraken en zorgvuldige uitvoering. We brengen eerst in kaart wat er speelt, zoals intracommunautaire leveringen, verleggingsregelingen of intercompany-facturatie. Vervolgens leggen we vast hoe gegevens worden aangeleverd en op welke momenten controles plaatsvinden. Door goed te documenteren voorkomen we misverstanden en kunnen we aangiftes tijdig en correct indienen. Als er iets verandert in de structuur of in de wetgeving, dan bespreken we wat dat betekent voor je processen. Het doel is dat je administratie overzichtelijk blijft, ook wanneer je activiteiten complexer worden.
De kosten hangen samen met je factuurvolume, de complexiteit van je activiteiten en de mate waarin je taken wilt uitbesteden. Tijdens een vrijblijvend gesprek brengen we je situatie in kaart en doen we een voorstel met een vast maand- of jaarbedrag. In dat bedrag staat duidelijk wat is inbegrepen, zoals periodieke verwerking, btw-aangiftes, jaarwerk en de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Extra werkzaamheden melden we vooraf, zodat je nooit wordt verrast door bijkomende kosten. Deze manier van prijsafspreken helpt je bij het plannen van uitgaven en houdt het gesprek zakelijk en transparant.
